Attention : Notes de Frais et AMEX...On ne nous dit pas tout...

Vous qui soumettez des notes de frais régulièrement, vous avez subit le changement d’outils, Oracle ayant décidé de se porter vers une solution « Cloud ».

Une catastrophe. Un désespoir. Une perte de temps. Et nous sommes modérés et polis !

Ou est le progrès ? pour qui ? la question reste posée d’une part la période trop longue durant laquelle aucune soumission n’a été possible, mais surtout, d’autre part, la piètre qualité du nouvel outil. Vend-on vraiment ça aux clients ?

De nombreux bugs et dysfonctionnements sont rapportés, bloquant le process de soumission, le paramétrage précédent n’a pas été repris, le système ne connaît même plus vos coordonnées bancaires, encore moins l’historiques des paiements passés, la soumission de chaque ligne est d’une lourdeur infinie, il faut même à chaque fois préciser que ça se passe en France, comme si cela ne pouvait être indiqué par défaut, il faut même préciser son propre nom à chaque « personal breakfast/lunch/dinner » comme si on mangeait tous sous le couvert d’un pseudonyme, etc...

Bref, le temps passé pour soumettre nos Notes de Frais vient d’être au bas mot multiplié par 3. Bel effort, qui entraîne une vraie baisse de productivité, et crée de l’énervement.

  
Et ne parlons pas des transactions « inflight », c’est-à-dire des notes de frais déjà soumises et approuvées dans l’ancien outil, qu’hélas dû à quelque contrainte de timing n’ont pu être traitées avant avant la date fatidique. Il faut juste tout refaire...

Il y a au moins une chose que nous trouvons plutôt positive, c’est la mise en place du règlement direct d’Oracle à AMEX des dépenses Corporate.

Mais gare aux surprises !

Si vous suivez avec attention vos comptes, vous venez de remarquer qu’American Express n’a pas prélevé ce 22 Janvier la somme qui était indiquée dans le relevé mensuel (Statement December 2017).
En fait les sommes à prélever ont été automatiquement reportées sur le prochain relevé mensuel (Statement January 2018), sur lequel vous ne voyez plus apparaître la date du prochain prélèvement…

La raison est qu’Oracle a changé les règles, sans nous prévenir. Une communication même minimale eu été pour le moins souhaitable.

Dorénavant, c’est Oracle qui règlera à American Express les dépenses de votre carte Corporate, telles que vous les importez directement dans le nouvel outil de gestion des notes de frais.

American Express a détruit tous vos RIB. Ils ne vous prélèveront plus jamais rien pour votre carte Corporate.

D’ailleurs, vous avez peut-être lu dans le booklet du mode d’emploi de cet outil que si des dépenses AMEX restent « pending »  plus de 30 jours, vous ne pourrez plus soumettre de frais tant que ces dépenses n’auront pas été soumises pour remboursement. On verra si cette règle s'applique finalement en France.

Mais attention !! d’aucuns utilisaient, ponctuellement, la carte pour des dépenses personnelles, même si cela n’était pas autorisé, cela était finalement toléré depuis des années.

De son coté American Express ne vous prélèvera plus rien, et Oracle évidemment ne remboursera pas ces dépenses personnelles, d’ailleurs vous ne pouvez même pas catégoriser comme personnelles telle ou telle dépense faite avec votre carte Corporate, le champ ad’hoc restant grisé. Donc vous risquez de ne jamais payer à American Express ce que vous leur devez, si vous n’y prenez garde, et donc vous risquez une annulation de votre carte.

Si vous avez des dépenses personnelles contractées avec votre carte Amex Corporate à régler, il vous faut demander à votre conseillé Americam Express un RIB pour procéder vous-même à ce règlement. C’est ce qui explique ce qui apparaît dans l’outils des notes de frais « You Pay American Express ».

De l’aveu même d’Amex, cette mesure est prise pour forcer l’usage uniquement pro de la carte Corporate.

Notre conseil : n’utilisez plus votre carte AMEX Corporate pour régler vos dépenses personnelles.
C’était interdit mais toléré.
C’est maintenant pour ainsi dire imposé.

Attention encore : L’outil ne vous force pas à utiliser le relevé des transactions AMEX pour les mettre directement dans la note de frais. Vous pouvez parfaitement renseigner à la main un champ pour une nuitée d’hôtel par exemple, et joindre la facture. Même si vous avez payé avec votre carte Corporate.  Alors c’est à vous qu’Oracle remboursera. Il vous faudra ensuite ne pas oublier de payer AMEX vous-même, via leur RIB que vous leur aurez demandé. C’est inutilement compliqué, et vous prendrez des risques inutiles.  Sans compter que la ligne AMEX va trainer dans vos relevé de carte vu par l’outil, et qu’a un moment ça risque de vous bloquer…. Vous ne pourrez plus enlever la ligne, et vous aurez déjà été remboursés…..
Notre conseil : pour toute dépense AMEX, utilisez la facilité du transfert direct de la dépense dans la Note de Frais, joignez l’original de la facture et laissez faire Oracle pour le paiement.

Vous êtes prévenus…